O monitoramento dos funcionários é permitido, desde que as empresas respeitem os direitos trabalhistas, as leis de privacidade e a proteção de dados. O primeiro passo para tornar esta relação transparente e de confiança é informar estas condições no contrato de trabalho do colaborador. Aumenta a segurança jurídica e garante o consentimento do profissional em relação às práticas adotadas pela empresa. Assim, será possível definir limites no ambiente de trabalho, informando como  ele será monitorado e como isso será feito.

É fundamental que todos sejam monitorados da mesma forma, sem discriminação, evitando um tratamento desigual, o que aumenta a sensação de pertencimento à empresa, sobretudo se o funcionário tiver acesso aos dados coletados sobre ele. Todo este material deve contar com medidas efetivas de segurança para proteção de tudo que foi coletado, incluindo acesso restrito ao sistema interno, criptografia de dados, proteção contra vazamentos, etc.

Tipos de monitoramento dos funcionários

Para supervisionar seus profissionais as empresas podem contar quatro formas diferentes de rastreamento: câmeras, GPS, escuta telefônica e e-mails /canais corporativos.  À exceção de locais privados como banheiros e vestiários, as câmeras não devem ser usadas, assim como para monitorar apenas um funcionário ou setor. As imagens não podem ser divulgadas fora da empresa.

O GPS é indicado para acompanhamento do trabalho externo de funcionários, o que permite monitorar quando o colaborador está prestando serviços fora da sua sede. A mesma situação se aplica no caso da escuta telefônica, também indicada em casos específicos e de conhecimento do profissional, como em empresas de call center.

Por fim, a forma mais comum deste tipo de controle são os e-mails, além dos outros canais corporativos. Consiste no controle da troca de mensagens registradas nestes meios de comunicação interna, onde os gestores devem orientar suas equipes sobre o uso correto destes canais corporativos para evitar futuros problemas.

Transparência nas relações de trabalho

Quando uma empresa decide ser transparente na política de monitoramento ganha a confiança dos trabalhadores, e fortalece o vínculo entre empresa e empregado. Permite que eles fiquem ciente e entendam o objetivo desta prática. Demonstra respeito pela privacidade dos funcionários, estimula a adoção da política do monitoramento e evita conflitos.

Respaldo da CLT

De acordo com o artigo 74 da Consolidação das Leis de Trabalho (CLT) qualquer empresa com mais de 20 funcionários é obrigada a registrar e controlar o ponto desses colaboradores, ou seja, monitorar sua jornada

Artigo 74 – Registro de ponto

• 1º – Para os estabelecimentos de mais de 10 (dez) trabalhadores será obrigatório o registro de ponto, conforme instruções a serem expedidas pelo Ministério da Economia, permitida a anotação manual ou mecânica.
• 2º – O horário de trabalho será anotado em registro de empregados que deverá estar sempre à disposição da fiscalização.
• 3º – Sempre que ocorrerem variações no horário de trabalho, o empregador deverá anotar na folha de ponto as horas extras trabalhadas e os motivos que as determinaram.
• 4º – Fica facultado ao empregado o controle de sua jornada de trabalho mediante acordo escrito entre ele e o empregador, conforme parâmetros estabelecidos em lei.
• 5º – O não-fornecimento pelo empregador do atestado de que trata o § 2º deste artigo, no caso de pedido de demissão do empregado, torna-o apto a perceber as multas previstas na legislação em vigor.

Lembrando que as leis podem ser alteradas ao longo do tempo, então é importante verificar se houve alguma alteração na CLT desde a última atualização em setembro de 2021. Recomenda-se consultar um advogado trabalhista ou o texto atualizado da CLT para obter informações mais precisas e atualizadas.

O ponto eletrônico

Atualmente, o sistema de ponto eletrônico é o mais moderno com a digitalização de empresas. Oferece diversas vantagens em termos de precisão, automação e facilidade de gestão da jornada de trabalho dos funcionários. Aqui, estão algumas das razões pelas quais o sistema de ponto eletrônico é amplamente adotado nos dias de hoje:

1. Precisão e redução de erros: Os sistemas de ponto eletrônico eliminam a necessidade de registros manuais, o que reduz significativamente os erros no registro de horas trabalhadas. Isso ajuda a garantir que os funcionários sejam pagos corretamente e que as informações de horas extras sejam registradas com precisão.
2. Automatização: Esses sistemas são automatizados e podem ser integrados aos sistemas de folha de pagamento, facilitando o processamento e o cálculo dos salários e benefícios dos funcionários.
3. Facilidade de acesso: Os funcionários podem registrar suas entradas e saídas, usando dispositivos eletrônicos, como cartões de ponto, aplicativos móveis ou até mesmo biometria, tornando o processo mais conveniente e rápido.
4. Controle remoto: Alguns sistemas de ponto eletrônico permitem que os funcionários registrem seu ponto remotamente, o que é especialmente útil para empresas que adotaram o trabalho remoto ou o trabalho em locais diversos.
5. Relatórios e análises: Esses sistemas geralmente oferecem a capacidade de gerar relatórios e análises detalhadas sobre o tempo de trabalho dos funcionários, permitindo que os gestores monitorem o desempenho e a utilização do tempo de forma mais eficaz.
6. Conformidade com a legislação: Muitos sistemas de ponto eletrônico são projetados para estar em conformidade com as leis trabalhistas locais, garantindo que as empresas cumpram as regulamentações de controle de jornada.
7. Redução de custos: Embora a implementação inicial de um sistema de ponto eletrônico possa ter custos, a automação e a redução de erros a longo prazo podem levar a economias significativas de tempo e dinheiro.
8. Segurança de dados: Contam com recursos de segurança robustos para proteger as informações de registro de ponto dos funcionários.

A implementação deste sistema otimiza serviços da empresa, aumenta a produtividade e assegura bons resultados para todos os envolvidos.

Conte com a assessoria da VLG Advogados

A fim de evitar erros e problemas trabalhistas mais à frente, é fundamental consultar o departamento jurídico da empresa ou contar com escritórios especializados em Direito do Trabalho, para entender mais sobre o tema. Deste modo, será possível garantir que as práticas de monitoramento estejam de acordo com as leis e os regulamentos locais.